Dificuldades na gestão administrativa, reclamações de atendimento, insuficiência de espaço, investimentos em preparação de funcionários, novos softwares e equipamentos. Essas foram algumas situações detectadas que resultaram em investimentos superiores a R$ 3 milhões na modernização por titulares de cartórios de Manaus.
Dispostos a manter a reputação digna de responsáveis pela fé pública de documentos importantes no dia a dia da população, notários e registradores titulares de vários cartórios da capital contrataram empresas de gestão e consultoria. O segmento também tem investido em mudanças significativas na forma de atendimento e comunicação com a população.
Criado nos idos do século 18, o Primeiro Ofício de Registro Imóveis e Protesto de Letras é um dos mais procurados de Manaus por ser o maior arquivo de informações do Estado, localizado em um prédio que reúne vários cartórios na rua Joaquim Sarmento, no Centro. O cartório foi também um dos primeiros a investir na melhoria da estrutura de atendimento e gestão.
Estrutura precária
À frente da titularidade do Primeiro Ofício há 12 anos, o registrador imobiliário e tabelião de protesto, José Carlos de Oliveira, conta que a estrutura do local era precária, por este motivo os investimentos foram feitos.
Não tinha cadeira para o pessoal sentar e nem água pra o cliente beber. A sala pra receber as pessoas tinha menos de quatro metros quadrados e o cartório funcionava na metade do primeiro andar, lembra.
A primeira medida de Oliveira ao assumir foi separar as especialidades, permitindo uma melhor organização administrativa e divisão dos clientes. Aluguei a parte do térreo do prédio e hoje as pessoas têm onde sentar, assistem TV enquanto esperam a chamada por senha e têm água e café. O mais importante é que são atendidos por pessoas preparadas, explicou.
Revitalização do cartório Fioretti vai custar R$ 2,5 milhões
Segundo ele, a maior preocupação foi com a falta de treinamento dos colaboradores no atendimento à população. Ele assumiu o cartório com 19 funcionários, somente um deles com nível superior.
Hoje a equipe dos dois cartórios reúne 43 funcionários e 80% deles bacharéis em Direito, cursando uma faculdade ou pós-graduação. Investimos, quase R$ 15 mil por pessoa em curso de Direito Notarial e Registral fora do estado por um ano e meio. Eles iam duas vezes por semana com passagem, curso e hospedagem por conta do cartório, disse.
Na área de gestão o investimento chega a aproximadamente R$ 500 mil. Desde fevereiro de 2014, o cartório tem o acompanhamento de uma empresa especializada para melhorar a agilidade, eficiência, credibilidade e bom atendimento ao público.
Contando com a compra do terreno e a construção da nova sede, que será instalada no bairro do Parque Dez, na Zona Centro-Sul, os administradores do Sétimo Tabelionato de Notas de Manaus, conhecido como Fioretti, vão investir pouco mais de R$ 2,5 milhões para agradar os clientes.
Novos funcionários
O atual espaço, que hoje funciona na avenida André Araújo, Aleixo, na Zona Centro-Sul, impede que novos projetos sejam colocados em prática, até a contratação de novos funcionários.
Aqui não tenho mais como crescer. No inicio tínhamos cinco funcionários, e devido à nossa evolução nos serviços e a procura, estamos com 25 pessoas. Chegou um momento que o local não permite mais aplicar novas ideias para melhorar ficando também sem poder contratar novos funcionários, explicou Juliana de Sá Fioretti, titular do cartório há 8 ano.
Segundo ela, a mudança de local será em 2015. Apesar de espaçoso, o atual local não permitiu um crescimento que o cartório necessitava para dar excelência no atendimento. Teremos um local com o dobro de espaço, estacionamento adequado, bicicletário, banheiros com acessibilidade e um melhor atendimento realizado por uma equipe maior, contou.
Investir no atendimento foi uma prioridade dos cartórios da capital amazonense
Instalado em 2006, o Sexto Ofício de Registro de Imóveis também apostou na mudança de localização, investiu em eficiência, celeridade no atendimento, novos equipamentos e em tecnologia da informação em um novo espaço físico. O investimento total foi no valor de R$ 200 mil.
Antes o cartório funcionava em uma pequena sala na rua Maciano Armond (antiga rua belém). Agora, o cartório funciona na avenida Djalma Batista, em um prédio novo localizado ao lado do Millenium Shopping.
Mudamos há um ano para um local com acessibilidade plena. Temos elevador e banheiro acessível para portadores de deficiência, opções para estacionamento e local que oferece segurança para o cliente e para os documentos públicos que permanecem no cartório, explicou o titular Anibal Fraga de Resende Chaves.
Pesquisa de satisfação
O cartório iniciou com apenas dois colaboradores e atualmente emprega 17 pessoas. Investiu em pesquisa de satisfação e se direciona pela opinião do cliente para empreender melhorias no serviço e atendimento.
A cada processo final de registro enviamos um e-mail para a pessoa que veio ao cartório para ter um feedback adequado, contou Resende.
Até o fluxo de atendimento é guiado pela movimentação da clientela. A cada hora, o funcionário recolhe as senhas que foram usadas pelos clientes e lança os dados de atendimento, assim são detectados os horários de maior fluxo de clientes e remanejamento da equipe de atendimento para que ninguém fique esperando no balcão.
A meta ideal no balcão e atender em 5 minutos, encerrou Resende.
